Un grano no hace granero, pero ayuda al compañero. Los seguidores de Happeninn probablemente no necesitéis esta guía. Nuestro objetivo con este post es ayudar a esas personas que todos tenemos cerca y que se están organizando como pueden por whatsapp o por correo electrónico.
Vamos a suponer que trabajan en una pyme y que no disponen de ningún sistema para trabajar en remoto, pero deben seguir conectados y deben avanzar con algunas tareas. Existen múltiples aplicaciones. Nos vamos a centrar en algunas muy sencillas, accesibles y gratuitas.
GOOGLE DRIVE
Es un servicio de Google que nos permite: almacenar, gestionar, editar Y compartir todo tipo de archivos en la nube (y también en el disco duro, si lo deseas)
Ventajas:
– No necesitaremos usar USB / CD para guardar información
– La información se guarda en tiempo real en vuestra cuenta
– Podéis disponer gratuitamente de hasta 15 GB de almacenamiento
– Soporta muchos tipos de formatos (imágenes, vídeos, documentos, audios e incluso documentos de Microsoft Office o Open Office
– Incluye varias herramientas muy útiles para el trabajo personal, profesional o académico
– Se utiliza desde diferentes dispositivos: pc, móviles, tablets
– Actualiza automáticamente online y no debes preocuparte de tener las últimas versiones
– Es gratis
Si no tienes cuenta de correo de Gmail, puede ser recomendable crear una cuenta genérica para vuestra empresa utilizando la denominación social o el nombre comercial “nombrepyme@gmail.com” y crear cuentas individuales para las personas que vayan a continuar con la actividad (así ellos tendrán sus 15 GB cada uno y podréis compartir cosas de la empresa en función de sus perfiles y necesidades).
Vamos con los posibles usos que vas a necesitar en el corto plazo. Los tutoriales son vídeos en que se muestra en pantalla como hacer las cosas (mucho más útiles que los manuales escritos con pantallazos).
Te vamos a indicar videos de diferentes canales de Youtube para que, si alguno de dichos canales te resulta más didáctico que otro, sigas explorando en él.
Una vez tengáis esas cuentas de Gmail creadas, veamos algunas de las herramientas para trabajar en grupo virtualmente que incluye.
Tutoriales cortos en píldoras de entre 4 y 20 minutos
Drive es la nube de Google en la que podréis crear, almacenar y compartir. Aquí os lo explican en un vídeo corto de 4´50´´
Crear documentos y trabajar varias personas a la vez en ellos, así como enviarlos y dar acceso a terceros. Cómo trabajar en grupo y compartir documentos en Google Drive Video de 10´38¨
Crear un calendario/agenda, individual o conjunto y generar reuniones virtuales. Cómo usar Google calendar con facilidad. Vídeo de 15´56´´
Crear en minutos una web o intranet básica en Google sites para aquello que sea de uso frecuente o para comunicar con clientes si no tenéis una web
Realizar reuniones virtuales con herramientas gratuitas (audio, video y compartir la pantalla)
Zoom también permite hasta 100 participantes y la versión gratuita marca un límite de 40 minutos de las reuniones. Debes registrarte.
Sesiones largas que abordan múltiples herramientas
David Ibiza es un canal de Youtube en el que encontrarás muchos tutoriales extensos y actualizados
Tutorial completo paso a paso para principiantes sobre Google Drive (Vídeo de 4h )
Índice del vídeo:
1. 05:30 Introducción a Google Drive: Primeros pasos 2. 34:02 Gestión de archivos y carpetas
3. 55:13 Opciones de archivos y carpetas 4. 01:10:38 Cómo compartir archivos y carpetas
5. 01:27:02 Trabajar con documentos 6. 01:42:20 Crear presentaciones – Ejercicio de ejemplo
7. 02:00:32 Hojas de cálculo – Factura 8. 02:45:49 Página web con Google Sites
9. 03:07:43 Crear formularios y encuestas 10. 03:35:36 Cómo convertir archivos a otros formatos
11. 03:45:25 Sincronizar Google Drive con PC 1
2. 03:58:42 Descargar una copia de seguridad completa de Google Drive
Drive para el móvil
Tutorial Google Drive para Android – Principiantes – 2020 ( 1h y 5 minutos)
Otras herramientas gratuitas en la nube, en las que hay que registrarse
Para gestionar proyectos y trabajar en equipos colaborativos (tareas, responsables, plazos,) hay dos herramientas muy sencillas, en las que puedes registrarte:
Asana: Existen varios Tutoriales que realizan ellos (en inglés con subtítulos)
- Si necesitáis fichar desde el teléfono o desde el ordenador, aquí encontrareis 21 aplicaciones para elegir.
- Para gestionar tickets y gastos de viajes y desplazamientos, podéis descargar la app OKTicket Sacáis fotos de recibos y facturas con el teléfono y os olvidáis de guardar papeles.Está validada por hacienda y es gratuita. Su propia web es muy didáctica para que podáis utilizarla. Los asesores y los responsables de administración lo agradecerán enormemente.
Hasta aquí este mini manual de emergencia para poder trabajar virtualmente. Iremos actualizando información y tutoriales que respondan a las necesidades que nos vayáis trasladando en los comentarios. No dudéis en compartirlo con quienes lo necesitan.
Gracias por los video tutoriales. Es genial disponer de herramientas como Google drive, cada vez más esenciales.
Gracias por este tutorial, me serán de gran ayuda para seguir creciendo en esta área en donde cada vez toma más fuerza. Contar con una buena señal para el buen uso de estas tecnología, que sin duda algima somo muchos lo que tenemos este problema de señal, yo la logré mejorar con un amplificador de señal, y ahora tengo un señal más estable.